Przez całą historię Excela, czyli około 40 lat, jedna komórka mogła przechowywać jedną wartość, a Microsoft 24 września zapowiedział, że ta zasada przestaje obowiązywać. W jednej komórce da się teraz trzymać listę kilku nazwisk, godzin albo kwot i nadal filtrować po każdej z nich osobno. Dochodzą do tego tablice zapisane w komórce, tablice zagnieżdżone i cztery nowe funkcje. Na razie działa to tylko u uczestników programu Microsoft 365 Insider w kanale Beta, w Excelu dla Windows i Maca. W zwykłym Excelu z abonamentu tej funkcji jeszcze nie ma. Kto trafi tu, szukając informacji, jak zrobić w Excelu listę rozwijaną z wyborem kilku pozycji, powinien też wiedzieć, że nowe listy działają inaczej niż lista rozwijana.
Jak działają listy w komórce Excela i skrót Ctrl+J
Nowa lista przechowuje w jednej komórce kilka oddzielnych wartości, które Excel może osobno filtrować i przekazywać do obliczeń. Microsoft opisuje ją na przykładzie, który zna każdy, kto prowadzi arkusz z zadaniami. Projekt ma trzech opiekunów, więc w komórce ląduje tekst “Carlos, Henrietta, Jacob”. Dla Excela to do tej pory jeden ciąg znaków. Da się go filtrować po fragmencie tekstu, ale Excel nie traktuje Henrietty jako osobnej wartości, którą można wybrać w filtrze albo policzyć.
Lista rozwiązuje to w prosty sposób. Tworzy się ją z menu wstawiania albo skrótem Ctrl+J. Potem wpisuje się albo wkleja elementy oddzielone przecinkami lub średnikami, zależnie od ustawień regionalnych. Komórka dostaje ikonę, po której kliknięciu widać poszczególne wartości. Edycja działa tak jak zawsze, czyli dwuklikiem albo klawiszem F2.
Najbardziej praktyczne jest filtrowanie. Według wpisu Microsoftu na blogu programu Insider filtr pozwala wybrać jeden lub kilka elementów listy zamiast całych wpisów tekstowych. Odwołanie do komórki z listą zwraca wszystkie jej wartości do obliczeń, a zwykła formuła odwołująca się do takiej komórki rozleje je do sąsiednich komórek. Dla kogoś, kto dziś rozbija takie wpisy funkcją PODZIEL.TEKST albo ręcznie, to realna oszczędność czasu.
Lista rozwijana w Excelu a nowa lista w komórce: czym się różnią
Obie funkcje mają w nazwie słowo “lista”, ale robią różne rzeczy. Lista rozwijana to reguła poprawności danych. Ogranicza to, co można wpisać do komórki, do pozycji z przygotowanego zakresu, a użytkownik wybiera jedną z nich z rozwijanego menu. Komórka nadal przechowuje jedną wartość.
Nowa lista w komórce działa w drugą stronę. Zamiast ograniczać to, co wolno wpisać, pozwala przechowywać kilka wartości naraz. Nie pojawia się też jako menu wyboru.
Stąd bierze się najczęstsze pytanie. Wiele osób szuka sposobu na listę rozwijaną wielokrotnego wyboru, czyli taką, w której da się zaznaczyć kilka pozycji. Standardowo Excel tego nie umie i obchodzi się to makrami. Dzięki nowym listom kilka wartości mieści się w jednej komórce bez takich obejść. Połączenia obu funkcji jednak nie ma. Microsoft wymienia wśród znanych ograniczeń, że poprawność danych nie przyjmuje listy ani tablicy jako pozycji listy rozwijanej. Kto więc czeka na menu wielokrotnego wyboru bez makr, na razie go nie dostanie.
Tablice w komórce i nowe funkcje FLATTEN, HAS, HASANY, HASALL
Listy są najbardziej widoczną częścią zmiany, ale pod spodem jest coś większego. Tablice mogą teraz istnieć w komórce jako wartość albo wynik formuły. Od czasu tablic dynamicznych wynik formuły zwracającej kilka wartości rozlewał się na sąsiednie komórki. Jeśli całą formułę obejmie się nawiasami klamrowymi, wynik zostanie w jednej komórce. Arkusz nie musi już rezerwować miejsca pod rozlany wynik.
Druga nowość to tablice zagnieżdżone, czyli tablica, której elementami są inne tablice. Do tej pory formuła, która powinna zwrócić taki wynik, kończyła się obciętym rezultatem albo błędem #CALC!. Microsoft pokazuje to na funkcji TEXTSPLIT, w polskim Excelu PODZIEL.TEKST. Dzielenie kilku wierszy tekstu zwracało wcześniej tylko pierwszy element z każdego wiersza, a teraz zwraca komplet.
Do pracy z takimi danymi doszły cztery funkcje:
- FLATTEN(array, [pad_value], [levels]) spłaszcza tablice zagnieżdżone o jeden lub więcej poziomów i rozlewa wynik na siatkę arkusza,
- HAS(array, value) zwraca PRAWDA, jeśli wartość występuje gdziekolwiek w tablicy,
- HASANY(array, values) zwraca PRAWDA, jeśli występuje choć jedna z podanych wartości,
- HASALL(array, values) zwraca PRAWDA, jeśli występują wszystkie podane wartości.
Nazwy podajemy po angielsku, tak jak we wpisie Microsoftu. Excel tłumaczy nazwy funkcji na język interfejsu, ale polskich odpowiedników tych czterech Microsoft na razie nie opublikował, więc ich nie zgadujemy. W połączeniu z listami HAS załatwia typowe pytanie “czy Henrietta jest w tym projekcie” jedną formułą.
Pierwsza Misja AI · Kodożercy
Używasz AI codziennie, ale czy robisz to dobrze?
Kurs Pierwsza Misja AI pokaże Ci techniki promptowania, które naprawdę działają. Praktyczne ćwiczenia na żywym modelu, gamifikacja i certyfikat.
Sprawdź program kursu →
Kiedy listy w komórce trafią do zwykłego Excela
Tego Microsoft nie podał. Funkcje trafiają do kanału Beta w Excelu dla Windows od wersji 2610 (kompilacja 20520.20000) i w Excelu dla Maca od wersji 16.114. Firma zaznacza, że wdraża je stopniowo, więc nawet w kanale Beta mogą nie pojawić się od razu. Mogą też zostać wstrzymane, zmienione albo usunięte.
To ostatnie zdanie warto potraktować poważnie. We wrześniu z Excela zniknęła funkcja COPILOT, która też żyła tylko w wersjach testowych. Arkusze zbudowane na niej zaczęły pokazywać błąd przy przeliczeniu. Microsoft sam odradza używanie list i tablic w ważnych skoroszytach, dopóki nie trafią do wersji ogólnodostępnej.
Przed eksperymentami przydaje się też lista rzeczy, które jeszcze nie działają. Wykresy nie rozwijają tablicy na punkty danych, a tabele przestawne nie czytają wartości z tablic. Power Query nie wczytuje takich kolumn, a Znajdź i zamień nie podmienia pojedynczych elementów listy. Formatowanie warunkowe widzi zawartość tablicy tylko przez formułę.
Większość obliczeń na tablicach zagnieżdżonych wymaga nowego ustawienia zgodności skoroszytu, które Microsoft nazywa Compatibility Version 3. Ustawia się je osobno dla każdego pliku w opcjach obliczania. Część starszych formuł liczy przy nim inaczej. Jeśli arkusz zacznie zachowywać się dziwnie, można zostać przy wersji 1 albo 2.
Podsumowanie
Excel dostaje możliwość, którą użytkownicy latami obchodzili funkcjami tekstowymi i makrami. Lista w jednej komórce trzyma kilka wartości osobno, pozwala po nich filtrować i oddaje je do obliczeń. Tablice w komórkach i tablice zagnieżdżone zmieniają to, jak formuły zwracają wyniki. Cztery nowe funkcje, FLATTEN, HAS, HASANY i HASALL, służą do pracy z takimi danymi. Z listą rozwijaną nowość łączy głównie nazwa, bo poprawność danych nie przyjmuje jeszcze listy jako źródła pozycji. Menu wielokrotnego wyboru bez makr nadal więc nie istnieje. Całość działa tylko w kanale Beta programu Microsoft 365 Insider, a termin trafienia do zwykłego Excela nie jest znany. Kto chce spróbować, niech robi to na kopii arkusza i z ustawieniem Compatibility Version 3 włączonym tylko w pliku testowym.
Newsletter · DevstockAcademy & Kodożercy
Bądź na bieżąco ze światem IT, AI i automatyzacji
Co wtorek: newsy z branży, praktyczne tipy i narzędzia które warto znać. Zero spamu.
