Pytanie wraca w każdej firmie, która sprzedaje w internecie i prowadzi magazyn w programie ERP. Dane trzeba przenosić między dwoma systemami, a do wyboru są dwie drogi: napisać połączenie samodzielnie albo kupić gotowe. Decyzja zapada zwykle na podstawie porównania kosztu wykonania, co jest najkrótszą drogą do błędnego wniosku.
Wycena projektu obejmuje bowiem tylko pierwszy etap. Prawdziwy koszt takiego połączenia rozkłada się na lata i składa się z rzeczy, których nie widać w ofercie: utrzymania, reakcji na zmiany po obu stronach i czasu, w którym coś nie działa. Warto rozłożyć to na czynniki, zanim padnie decyzja.
Co dokładnie ma robić takie połączenie
Zakres wygląda z pozoru prosto. Z programu ERP do systemu e-commerce idą stany magazynowe, ceny i dane produktowe, a w drugą stronę wracają zamówienia razem z danymi kupującego i formą dostawy. Dwa kierunki, kilka typów danych, nic, czego nie dałoby się opisać na jednej stronie.
Trudność zaczyna się przy przypadkach brzegowych. Co zrobić z zamówieniem, w którym towar zniknął ze stanu między złożeniem a pobraniem danych. Jak obsłużyć wariant produktu, którego nie ma w kartotece. Co z korektą, ze zwrotem, z zamówieniem częściowo zrealizowanym. To właśnie te sytuacje zajmują większość czasu przy budowie i to one wracają później jako zgłoszenia.
Koszt, którego nie widać w wycenie
Program ERP dostaje aktualizacje, platforma sprzedażowa zmienia swoje API, a marketplace modyfikuje wymagania wobec ofert. Każda taka zmiana oznacza poprawkę we własnym oprogramowaniu i jest to koszt cykliczny, a nie jednorazowy. Firmy, które przeszły tę drogę, zwykle mówią o kilku takich sytuacjach rocznie.
Drugą pozycją jest zależność od jednej osoby. Połączenie napisane przez konkretnego programistę bywa udokumentowane pobieżnie, bo powstawało pod presją czasu. Kiedy ta osoba zmienia pracę, firma zostaje z działającym, ale nierozumianym elementem infrastruktury, a każda modyfikacja zaczyna się od odtwarzania cudzych decyzji.
Co daje rozwiązanie gotowe
Programy przygotowane pod konkretne pary systemów mają obsłużone przypadki brzegowe, bo pracują u wielu firm i zdążyły się na nich potknąć wcześniej. Aktualizacje po zmianach w programie ERP przychodzą razem z abonamentem, a wraz z nimi wsparcie osób, które znają obie strony połączenia.
Taki model reprezentuje Integratory.pl, gdzie każdy program odpowiada jednej rodzinie systemów: SubSync obsługuje Subiekta GT, Subiekta nexo PRO i Navireo, OpSync współpracuje z Comarch ERP Optima, a WfSync z WAPRO Mag. Rozwiązanie instaluje się tam, gdzie pracuje program ERP, czyli na komputerze albo serwerze z systemem Windows, a dane aktualizują się co kilka minut, bez udziału użytkownika.
Kiedy własne oprogramowanie ma sens
Są sytuacje, w których budowa własnego połączenia jest uzasadniona. Pierwsza to nietypowy proces sprzedaży, którego nie da się opisać standardowym obiegiem dokumentów, na przykład konfigurator produktu wyliczający cenę na podstawie wielu parametrów. Druga to autorski system magazynowy zamiast rynkowego programu ERP.
Trzecia to skala, przy której koszt abonamentu przestaje mieć znaczenie wobec korzyści z pełnej kontroli nad kodem i wydajnością. Warto jednak być uczciwym w tej ocenie: większość firm handlowych mieści się w standardowym obiegu, a przekonanie o własnej nietypowości rzadko wytrzymuje zderzenie z listą realnych wymagań.
Czego wymaga uruchomienie po stronie technicznej
Przy rozwiązaniu gotowym lista wymagań jest krótka: komputer albo serwer z systemem Windows, środowisko .NET i stałe łącze internetowe. Program staje tam, gdzie już pracuje program ERP, więc po stronie samego systemu e-commerce nie zmienia się nic. Pierwszą konfigurację przeprowadza konsultant przez pulpit zdalny i zwykle mieści się to w godzinie.
Przy własnym oprogramowaniu do tej listy dochodzi wszystko, co zwykle towarzyszy utrzymaniu usługi: miejsce, w którym proces ma działać nieprzerwanie, monitoring, obsługa ponowień przy chwilowej niedostępności jednej ze stron oraz logi na tyle czytelne, żeby dało się z nich odtworzyć, dlaczego konkretne zamówienie nie przeszło. To zadania rutynowe, ale ktoś musi je wykonać i utrzymać.
Jak policzyć obie opcje uczciwie
Rachunek powinien obejmować pięć pozycji, a nie jedną. Koszt wykonania albo abonamentu, koszt utrzymania w skali roku, czas wdrożenia, ryzyko przestoju przy zmianach po obu stronach oraz to, kto przejmie temat przy nieobecności autora. Dopiero takie zestawienie pokazuje realną różnicę.
Pomaga też sprawdzenie na własnych danych, zanim zapadnie decyzja. Bezpłatna wersja testowa na 15 dni pozwala zobaczyć, ile z zakładanych wymagań obsługuje rozwiązanie gotowe, a co faktycznie zostaje do dopisania. Bywa, że lista braków okazuje się krótsza od spodziewanej i wtedy dyskusja o pisaniu od zera kończy się sama.
Artykuł sponsorowany.
