Kary za KSeF od 2028. Obowiązek od 2027 zostaje

Firma, która w 2027 roku wystawi fakturę poza KSeF, nie dostanie za to kary pieniężnej, jeśli Sejm uchwali rządowy projekt z druku 3245, ale od 1 stycznia 2027 roku obowiązek KSeF obejmie także najmniejsze firmy. Rada Ministrów przyjęła projekt 20 października 2026 roku. Tego samego dnia trafił do Sejmu z wnioskiem premiera o skrócenie postępowania. Kary za KSeF mają wejść w życie 1 stycznia 2028 roku, czyli rok później, niż przewiduje obecna ustawa. Do tego czasu urząd skarbowy ma egzekwować obowiązek przypomnieniami i sprawdzaniem rozliczeń. Najwięcej zmienia to dla najmniejszych firm, które wejdą do KSeF w styczniu 2027 roku.

Co zmienia projekt ustawy z druku 3245

Projekt przesuwa o rok wejście w życie przepisów o karach. Zmienia art. 23 ustawy z 16 czerwca 2023 roku, która wprowadziła KSeF. Dodany punkt mówi, że art. 106ni ust. 1-3 i 5-7 ustawy o VAT “wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2028 r.”. Dziś ta data to 1 stycznia 2027 roku.

Druga zmiana dotyczy awarii całkowitej KSeF. Projekt wykreśla ją z listy sytuacji, w których za fakturę niezgodną ze wzorem grozi kara. Uzasadnienie nazywa to usunięciem “oczywistego błędu”, bo faktur z awarii całkowitej i tak nie wprowadza się później do systemu. Projekt przedłuża też do 30 czerwca 2030 roku odwrotne obciążenie VAT w giełdowym obrocie gazem, energią elektryczną i uprawnieniami do emisji. Dla typowej małej firmy ta część nie ma praktycznego znaczenia.

Ustawa ma wejść w życie 31 grudnia 2026 roku. Do tego czasu muszą ją przyjąć Sejm i Senat, a podpisać prezydent. Dane Sejmu o przebiegu prac nad drukiem 3245 pokazują 21 października o 6:40 tylko skierowanie do pierwszego czytania na posiedzeniu Sejmu. Terminu tego czytania nie ma jeszcze w harmonogramie. Dopóki ustawa nie wejdzie w życie, obowiązuje przepis, według którego kary zaczynają się 1 stycznia 2027 roku.

Czy KSeF jest przesunięty na 2028 rok? Nie

Obowiązek korzystania z KSeF nie przesuwa się. Większość firm stosuje go już w 2026 roku, a od 1 stycznia 2027 roku obejmie także najmniejszych przedsiębiorców. Tego dnia kończy się zwolnienie dla firm, których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Kończy się też wystawianie faktur z kas rejestrujących. Oba terminy wynikają z obowiązującej ustawy, a projekt ich nie rusza.

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 20 października pisze to wprost: “Przyjęte rozwiązanie nie oznacza rezygnacji z obowiązku stosowania KSeF”. Hasło “KSeF od 2028”, które krąży w wyszukiwarce, jest więc nieprawdziwe. Od 2028 roku mają obowiązywać tylko kary. Co rok 2027 oznacza dla jednoosobowej firmy, rozpisaliśmy w tekście KSeF dla JDG i małych firm od 2027 roku.

Agenci AI · Kodożercy

Agenci AI dla osób, które nie programują

Kurs Agenci AI od Kodożerców powstał dla marketerów, menedżerów i freelancerów. Uczysz się na gotowym przykładzie, a potem budujesz to samo u siebie: agent przejmuje zadania, które dziś zjadają Ci czas.

Zacznij od pierwszego agenta →

Jakie kary za brak KSeF przewiduje art. 106ni

Kary za KSeF opisuje art. 106ni ustawy o VAT w tekście jednolitym z Dz.U. 2026 poz. 1263. Naczelnik urzędu skarbowego nakłada w drodze decyzji karę, jeśli podatnik wbrew obowiązkowi:

1. nie wystawił faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
2. w czasie awarii, niedostępności systemu albo w trybie offline24 wystawił fakturę niezgodną z udostępnionym wzorem,
3. nie przesłał w terminie do KSeF faktury z trybu offline24, z awarii albo z niedostępności systemu.

Kara wynosi do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem. Przy fakturze bez podatku, na przykład wystawionej przez firmę zwolnioną z VAT, sięga do 18,7% kwoty należności ogółem. To górna granica: konkretną kwotę naczelnik ustala w decyzji. Karę płaci się w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji. W 2027 roku ten przepis ma według projektu jeszcze nie działać.

Co urząd skarbowy zrobi w 2027 roku bez kar

Urząd najpierw przypomni o obowiązku, a potem sprawdzi rozliczenia. Uzasadnienie projektu mówi, że organy KAS “będą najpierw przypominać o obowiązku wynikającym z ustawy o VAT”. Jeśli to nie pomoże, sprawdzą w trybie art. 272 Ordynacji podatkowej, czy pomijanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania VAT należnego i naliczonego.

Ocena skutków regulacji rozciąga te przypomnienia na wszystkie trzy przypadki z art. 106ni. Dotyczy to faktur poza systemem, faktur niezgodnych ze wzorem i faktur z trybu offline24 albo awarii wysłanych po terminie. Uzasadnienie dodaje uwagę o skali. Znaczna większość podatników ma pełny obowiązek KSeF już w 2026 roku i nie ponosiła kar, dlatego niestosowanie się do zasad w 2027 roku “nie pozostanie bez reakcji organów KAS”.

Czynności sprawdzające to uregulowana w Ordynacji podatkowej procedura, w której urząd sprawdza poprawność deklaracji i dokumentów oraz ustala stan faktyczny w potrzebnym zakresie. Dla firmy, która w 2027 roku wystawia faktury na papierze, brak kary nie zamyka więc sprawy. Ocena skutków regulacji podaje, że ustawa dotyczy około 2,1 mln czynnych podatników VAT i około 848 tys. firm zwolnionych z VAT.

Numer KSeF w przelewie od 1 stycznia 2027, bez odroczenia

Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewie zaczyna się 1 stycznia 2027 roku i projekt go nie zmienia. W konsultacjach Konfederacja Lewiatan zaproponowała, żeby odroczyć go razem z karami. Ministerstwo odpowiedziało w raporcie z konsultacji, dołączonym do druku 3245, że postulat “nie znajduje uzasadnienia”. Uzasadniło to tym, że głównym celem numeru w przelewie “jest przeciwdziałanie zatorom płatniczym”.

Zasada jest w art. 108g ustawy o VAT. Firma z czynnym VAT, która płaci przelewem innej firmie z czynnym VAT za fakturę z KSeF, musi podać numer tej faktury w KSeF albo identyfikator zbiorczy nadany przez system. Przepisy przejściowe ustawy z 2023 roku każą stosować ten przepis do płatności od 1 stycznia 2027 roku. Przed tą datą warto sprawdzić, czy program księgowy albo bank przenosi numer KSeF do tytułu przelewu sam. Ręczne przepisywanie numeru przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie to prosta droga do pomyłek.

Co mała firma powinna zrobić przed 1 stycznia 2027

Przygotowania warto skończyć jeszcze w tym roku, bo projekt przesuwa tylko kary. Lista dla właściciela małej firmy i jego księgowej:

1. Zaloguj się do wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF i wystaw fakturę na fikcyjnych danych. Faktura wysłana w wersji produkcyjnej trafia do obiegu prawnego. Instrukcję krok po kroku znajdziesz w poradniku jak wystawić fakturę w KSeF.
2. Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu, jeśli to ono wystawia albo pobiera faktury.
3. Pobierz certyfikat KSeF potrzebny w trybie offline24. Jak rozpoznać awarię i kiedy liczy się 7 dni roboczych, opisaliśmy w tekście o awarii KSeF i Latarni.
4. Ustal, kto w firmie wpisuje numer KSeF do przelewów i czy robi to program.
5. Jeśli sprzedajesz z kasy fiskalnej, przygotuj się, że od 2027 roku fakturę do paragonu z NIP wystawisz w KSeF, a paragon z NIP do 450 zł przestanie być fakturą uproszczoną. Szczegóły w tekście o paragonie z NIP od 2027 roku.

FAQ

Czy w 2027 roku mogę wystawiać faktury poza KSeF, skoro nie będzie kar?

Nie. Większość firm ma obowiązek KSeF już w 2026 roku, a 1 stycznia 2027 roku kończy się zwolnienie dla najmniejszych. Projekt z druku 3245 odracza tylko kary z art. 106ni. W 2027 roku urząd przypomni o obowiązku, a potem może sprawdzić, czy pomijanie KSeF nie zaburza rozliczenia VAT. Poza systemem mogą zostać tylko faktury wyłączone z obowiązku w obecnych przepisach.

{ integracje systemów }

Sklep, księgowość i CRM nie rozmawiają ze sobą?

Łączymy systemy, których używasz na co dzień, z KSeF, Allegro i BaseLinkerem, żeby dane przestały krążyć w arkuszach i mailach. Zaczynamy od połączenia, które dziś zabiera najwięcej czasu.

Zobacz, co łączymy → Software house, który prowadzi ten blog

Podsumowanie

Rząd przyjął 20 października 2026 roku projekt, który przesuwa kary za KSeF z art. 106ni ustawy o VAT na 1 stycznia 2028 roku. Projekt jest w Sejmie jako druk 3245, z wnioskiem o skrócone postępowanie, a termin pierwszego czytania nie jest jeszcze znany. Ustawa ma wejść w życie 31 grudnia 2026 roku, więc Sejm, Senat i prezydent mają na nią nieco ponad dwa miesiące. Termin 1 stycznia 2027 roku, od którego KSeF obejmie także najmniejsze firmy, zostaje bez zmian. W tym samym dniu zaczyna się obowiązek podawania numeru KSeF albo identyfikatora zbiorczego przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT za faktury objęte art. 108g ustawy o VAT. Za pominięcie KSeF w 2027 roku urząd skarbowy wyśle przypomnienie, a potem może wszcząć czynności sprawdzające. Firma, która do grudnia przetestuje wystawianie faktur i ustawi przelewy z numerem KSeF, nie musi czekać na wynik głosowania.

Mateusz Wojdalski

Specjalista SEO i content marketingu w Devstock. Zajmuję się strategią treści, automatyzacją procesów marketingowych i wdrożeniami AI w codziennej pracy. Badam nowe narzędzia, adaptuję je do realnych zadań i piszę o tym, co faktycznie działa.