Kierowca firmowego auta tankuje za 300 zł i podaje przy kasie NIP. Dostaje paragon, który dziś jest dla jego firmy fakturą uproszczoną. Do 31 grudnia 2026 roku tak to działa, ale od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP przestaje być fakturą. Tak wynika z art. 145n ustawy o VAT, a Ministerstwo Finansów potwierdza to na stronie o Krajowym Systemie e-Faktur. Paragon nadal zostanie dowodem sprzedaży. Zmienia się tylko to, że firma, która chce odliczyć VAT, będzie potrzebowała faktury wystawionej w KSeF. Wyjaśniamy, co mówią przepisy i co zmienia się dla sklepu z kasą fiskalną. Piszemy też, co powinien zrobić pracownik albo jednoosobowa firma, która kupuje drobne rzeczy na paragon.
Paragon z NIP do 450 zł: co się zmienia 1 stycznia 2027 roku
Tak potocznie nazywa się paragon fiskalny, na którym kasa wydrukowała numer NIP kupującego. Jeśli kwota zakupu nie przekracza 450 zł brutto albo 100 euro, taki paragon może być fakturą uproszczoną. Pozwala na to art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, który zwalnia małe faktury z części danych, na przykład z nazwy i adresu nabywcy.
Od 1 lutego 2026 roku faktury wystawia się co do zasady w KSeF, czyli rządowym systemie e-faktur. Ustawa zostawiła jednak okres przejściowy. Art. 145n, dodany nowelizacją z 5 sierpnia 2025 roku (Dz.U. 2025 poz. 1203), pozwala od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku wystawiać poza KSeF dwa rodzaje dokumentów. Pierwszy to faktury z kas rejestrujących. Drugi to paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone. Po 31 grudnia 2026 roku ten przepis przestaje działać.
Ministerstwo Finansów pisze to wprost na stronie z terminami KSeF: “Do końca 2026 r. istnieje możliwość wystawiania również paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do kwoty 450zł (100 EUR) uznawanych za faktury uproszczone”.
Sama faktura uproszczona nie znika. Struktura e-faktury FA(3), opisana w broszurze Ministerstwa Finansów, ma osobny rodzaj “UPR” dla faktury z art. 106e ust. 5 pkt 3. Sprzedawca nadal może więc wystawić firmie fakturę uproszczoną do 450 zł, tyle że w KSeF. Od 2027 roku jej rolę przestaje pełnić paragon.
Nie ratuje ich też rozporządzenie o wyjątkach od KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1740). Wymienia ono m.in. bilety jednorazowe na przejazd, opłaty za autostrady i część usług zwolnionych z VAT. Paragonów z NIP na tej liście nie ma.
Dokumenty sprzedaży przed i po 1 stycznia 2027 roku
Poniżej zestawiamy dokumenty, z którymi najczęściej ma do czynienia mała firma, sklep i pracownik rozliczający zakupy służbowe.
| Dokument | Do 31 grudnia 2026 | Od 1 stycznia 2027 | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Paragon z numerem NIP kupującego, do 450 zł brutto | jest fakturą uproszczoną, poza KSeF | jest tylko paragonem; dla firmy faktura w KSeF | art. 145n ust. 1 pkt 2, art. 106e ust. 5 pkt 3 |
| Paragon z numerem NIP kupującego, powyżej 450 zł | nie jest fakturą; sprzedawca wystawia fakturę osobno | tak samo, ale faktura musi trafić do KSeF | art. 106b ust. 5, art. 106ga |
| Faktura wydrukowana z kasy fiskalnej | dozwolona poza KSeF | już nie; faktura dla firmy w KSeF | art. 145n ust. 1 pkt 1, art. 106ga |
| Faktura papierowa albo PDF poza KSeF | dozwolona do 10 000 zł brutto miesięcznie | już nie dla firm | art. 145m |
| Faktura uproszczona do 450 zł brutto | paragon z NIP albo faktura | tylko faktura w KSeF (rodzaj UPR) | art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 106ga |
| Faktura dla osoby prywatnej | w KSeF dobrowolnie | bez zmian, dobrowolnie | art. 106ga ust. 2 pkt 4 |
| Bilet jednorazowy na pociąg, autobus, samolot | poza KSeF | poza KSeF | Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2 pkt 2 |
| Faktura za przejazd płatną autostradą | poza KSeF | poza KSeF | Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2 pkt 1 |
Z tabeli wynika jedno: w 2027 roku drobny zakup “na firmę” w sklepie albo na stacji paliw wymaga faktury w KSeF. Wyjątki z rozporządzenia dotyczą głównie podróży.
Agenci AI · Kodożercy
Zbuduj sobie dział cyfrowych pracowników
Kurs Agenci AI od Kodożerców przeprowadza krok po kroku przez budowanie agentów w n8n. Pięciu agentów, pięć realnych zadań, a przy każdym wariant przeniesienia rozwiązania na Twój własny przypadek.
Sprawdź kurs Agenci AI →
Kupujący na firmę: bez faktury nie odliczysz VAT
Portale piszą o tej zmianie głównie z perspektywy sklepu. Dla firmy, która kupuje, skutek jest prostszy i bardziej odczuwalny. Według art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT podatek naliczony, który można odliczyć, to suma kwot podatku z otrzymanych faktur. W 2026 roku taki paragon do 450 zł jest fakturą. Od 2027 roku już nie będzie, więc sam paragon nie da podstawy do odliczenia VAT.
Służbowe tankowanie i drobne zakupy
Podanie NIP przy kasie pozostaje ważne. Art. 106b ust. 5 mówi, że sprzedawca może wystawić firmie fakturę do paragonu tylko wtedy, gdy na paragonie jest jej NIP. Jeśli kasjer wydrukuje paragon bez NIP, faktury dla firmy już do niego nie dostaniesz. Sprzedawcy, który mimo to ją wystawi, grozi dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% VAT z tej faktury (art. 106b ust. 6).
Różnica jest w tym, gdzie trafi faktura. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i odbierana w KSeF, a za otrzymaną uznaje się ją w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3). Fakturę firma odbierze w KSeF. Przepisy nie przesądzają, jaki dokument albo jaką informację o jej wystawieniu pracownik dostanie przy kasie poza paragonem. W praktyce księgowość musi mieć dostęp do KSeF i umieć połączyć fakturę z wydatkiem pracownika. To, jak stacja paliw albo market budowlany rozwiąże to w praktyce, będzie zależało od programów, które wybiorą sprzedawcy.
Warto ustalić zasady w firmie jeszcze w 2026 roku. Pracownicy powinni wiedzieć, że przy każdym zakupie służbowym podają NIP przed wydrukiem paragonu. Księgowość powinna wiedzieć, gdzie szukać faktur z KSeF. O tym, jak przygotować do KSeF jednoosobową działalność, piszemy w poradniku KSeF dla JDG i małych firm od 2027 roku. Jakie inne zmiany podatkowe przewidują na 2027 rok projekty w Sejmie, w tym limit ryczałtu i nowe progi PIT, rozpisujemy w tekście o reformie podatkowej 2027.
Delegacja: bilety i autostrady zostają poza KSeF
Część wydatków z podróży służbowej nie zmieni się w ogóle. Rozporządzenie Dz.U. 2025 poz. 1740 zwalnia z KSeF bilety jednorazowe na przewóz osób koleją, autobusem, statkiem, promem, samolotem i śmigłowcem. Zwalnia też faktury za przejazd płatną autostradą. Oba rodzaje dokumentów mogą mieć węższy zakres danych niż zwykła faktura i nadal działają jak dotąd. Zmiana obejmie więc przede wszystkim paliwo, parkingi i drobne zakupy, przy których dziś wystarcza paragon z numerem firmy.
Sprzedawca z kasą fiskalną: co zmienia się od 2027 roku
Od 1 stycznia 2027 roku kasa fiskalna nie wystawi już firmie faktury. Klient, który poda NIP, dostanie paragon z wydrukowanym numerem, a fakturę sprzedawca wystawi w KSeF. Wymagają tego art. 106b ust. 1 pkt 1 i art. 106ga ustawy o VAT. Faktura w KSeF jest potrzebna niezależnie od kwoty, także przy zakupie za 20 zł.
Od 2027 roku zacznie też w pełni działać art. 106h ust. 1, z którego w 2026 roku faktury z kas i paragony uznane za faktury są zwolnione. Gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie, sprzedawca zostawia w swojej dokumentacji numer dokumentu i numer unikatowy kasy z paragonu albo sam paragon w postaci papierowej. Przepis mówi o dokumentacji sprzedawcy. Wymogu, żeby numer paragonu był na fakturze, w nim nie ma.
Co przewiduje projekt rozporządzenia o kasach
Zasady pracy kas ma zmienić rozporządzenie, które Ministerstwo Finansów przygotowuje jako projekt nr 70/2026 w Rządowym Centrum Legislacji. Projekt z 18 czerwca 2026 roku przewiduje usunięcie z rozporządzenia o kasach możliwości wystawiania przy ich użyciu faktur. Przewiduje też, że sprzedawca będzie mógł wydać klientowi paragon w postaci elektronicznej, za jego zgodą. W uzasadnieniu ministerstwo pisze, że kasy “będą służyć wyłącznie do prowadzenia ewidencji sprzedaży detalicznej i wystawiania paragonów fiskalnych”.
Projekt nie przewiduje obowiązku wymiany kas. W ocenie skutków regulacji jako koszt dla firm wymienia aktualizację systemów ewidencyjno-księgowych. Sklep będzie musiał zapewnić sobie wystawianie faktur w KSeF, na przykład we własnym programie, w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF udostępnianej przez ministerstwo albo przez biuro rachunkowe. Przyda się też sposób na szybkie wystawienie faktury do paragonu przy kasie. Sklepy internetowe mogą to zautomatyzować, co opisujemy w tekście o automatyzacji faktur w e-commerce. Wybierając program, warto sprawdzić też, jak dostawca chroni dane. Wyciek z Fakturowni pokazał, że w takim systemie leżą dane wszystkich kontrahentów firmy.
Stan na 4 października 2026 roku: rozporządzenie o kasach jest projektem i nie zostało ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Zaktualizujemy ten tekst na początku stycznia 2027 roku.
{ dla firm }Co możemy zrobić dla Twojej firmy?
Budujemy strony, sklepy i aplikacje, łączymy systemy z KSeF i księgowością, wdrażamy automatyzacje i agentów AI, a na koniec dbamy o widoczność w Google. Zaczynamy od rozmowy o tym, co dziś zabiera Twojemu zespołowi najwięcej czasu.
Najczęstsze pytania o paragony i KSeF
Do jakiej kwoty paragon z NIP jest fakturą w 2026 roku?
Do 450 zł brutto albo 100 euro, jeśli kwota jest w euro. Tak stanowi art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Przy większej kwocie paragon nie jest fakturą i sprzedawca musi wystawić fakturę osobno. Ta zasada działa do 31 grudnia 2026 roku.
Czy trzeba wymienić kasę fiskalną przed 2027 rokiem?
Ani ustawa, ani projekt rozporządzenia o kasach takiego obowiązku nie nakładają. Projekt przewiduje usunięcie z rozporządzenia o kasach wystawiania faktur, a ministerstwo spodziewa się po stronie firm aktualizacji systemów ewidencyjno-księgowych. Czy konkretne urządzenia stracą tę funkcję technicznie, projekt nie przesądza. O tym, czy konkretny model kasy wymaga aktualizacji oprogramowania, najlepiej zapytać serwis kas.
Podsumowanie
Do 31 grudnia 2026 roku paragon z numerem NIP kupującego do 450 zł brutto może być fakturą uproszczoną, a kasa fiskalna może wystawić fakturę poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku oba wyjątki z art. 145n ustawy o VAT wygasają, a rozporządzenie o wyjątkach od KSeF ich nie przedłuża. Paragon zostaje dowodem sprzedaży, ale firma, która chce odliczyć VAT, potrzebuje faktury z KSeF. Podanie NIP przy kasie pozostaje warunkiem jej wystawienia. Fakturę firma odbierze w KSeF, a co pracownik dostanie przy kasie poza paragonem, przepisy nie przesądzają. Bez zmian zostają bilety jednorazowe i opłaty za autostrady, które nadal mogą być fakturowane poza KSeF. Sklepy z kasami muszą zapewnić sobie wystawianie faktur w KSeF, a projekt rozporządzenia o kasach nie przewiduje ich wymiany.
Newsletter · DevstockAcademy & Kodożercy
Bądź na bieżąco ze światem IT, AI i automatyzacji
Co wtorek: newsy z branży, praktyczne tipy i narzędzia które warto znać. Zero spamu.
