Od 1 stycznia 2027 roku KSeF obejmie każdą jednoosobową działalność, także tę, która dziś wystawia papierowe faktury dzięki limitowi 10 tys. zł miesięcznie, i ten termin wynika już z obowiązującej ustawy. Projekt UD477 z 22 września, o którym piszą ostatnio portale, daty obowiązku nie zmienia. Z perspektywy JDG jego najważniejszym skutkiem ma być przesunięcie kar za błędy w KSeF na 1 stycznia 2028 roku, o ile przejdzie cały proces legislacyjny. Dla właściciela małej firmy oznacza to jedno: przygotowania trzeba skończyć w tym roku, bo w 2027 roku KSeF ma już działać. Poniżej rozpisujemy, co obowiązuje dziś, co zmienia się w styczniu i co przewiduje projekt. Pokazujemy też, jak uzyskać dostęp, nadać uprawnienia biuru rachunkowemu i wystawić fakturę w darmowych narzędziach Ministerstwa Finansów.
KSeF dla JDG: kto już wystawia faktury w systemie
Obowiązkowy KSeF działa od 1 lutego 2026 roku. Tego dnia objął firmy, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT. Od 1 kwietnia 2026 roku dotyczy pozostałych podatników, w tym większości JDG. Odbierać faktury w KSeF muszą wszyscy od 1 lutego.
Forma prawna nie ma znaczenia. Według pytań i odpowiedzi Ministerstwa Finansów obowiązek dotyczy każdego podatnika, który musi wystawić fakturę, czynnego i zwolnionego z VAT. Wyjątek dla drobnych sprzedawców jest tymczasowy i kończy się z tym rokiem.
Do 31 grudnia 2026 roku poza KSeF można jeszcze wystawiać:
| Co | Warunek | Od 1 stycznia 2027 |
|---|---|---|
| Faktury papierowe i elektroniczne (PDF) | suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekracza 10 000 zł w miesiącu | tylko w KSeF |
| Faktury z kasy rejestrującej | faktura wystawiona przy użyciu kasy | dla firmy w KSeF |
| Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona | do 450 zł brutto | przestaje być fakturą; firma dostaje fakturę w KSeF |
| Faktury dla konsumentów | zawsze | nadal dobrowolnie |
Do limitu 10 tys. zł liczą się wyłącznie faktury, które normalnie musiałyby trafić do KSeF. Faktury z kasy, paragony z NIP do 450 zł i faktury dla osób prywatnych się nie wliczają. Przykład z FAQ ministerstwa: kwiaciarnia wystawiająca trzy faktury po 1 500-2 500 zł miesięcznie mieści się w limicie, więc do końca roku może fakturować po staremu. Od stycznia już nie.
{ integracje systemów }Sklep, księgowość i CRM nie rozmawiają ze sobą?
Łączymy systemy, których używasz na co dzień, z KSeF, Allegro i BaseLinkerem, żeby dane przestały krążyć w arkuszach i mailach. Zaczynamy od połączenia, które dziś zabiera najwięcej czasu.
Co zmienia się w KSeF od 1 stycznia 2027 roku
Trzy zmiany dotkną małej firmy bezpośrednio i żadna nie zależy od losów projektu UD477.
Po pierwsze znika limit 10 tys. zł. Każda faktura dla innej firmy musi przejść przez KSeF, także jedna w miesiącu. Po drugie kończy się wystawianie faktur z kas rejestrujących. Jeśli klient firmowy poprosi o fakturę do paragonu, wystawisz ją w KSeF, bo od 2027 roku paragon z NIP przestaje być fakturą. Po trzecie, od 1 stycznia 2027 roku zmienia się tytuł przelewu. Czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi za fakturę z KSeF, poda w nim numer KSeF. Przy kilku fakturach naraz wystarczy identyfikator zbiorczy. Tak opisuje to strona MF o numerze KSeF. Ministerstwo tłumaczy zmianę walką z zatorami płatniczymi. JDG zwolniona z VAT tego obowiązku przy swoich płatnościach nie ma.
Faktura w KSeF ma postać pliku XML, czyli danych zapisanych w formacie, który programy odczytują automatycznie. Poprawny plik dostaje od systemu numer KSeF, a nabywca z NIP znajduje fakturę w systemie, gdzie jest przechowywana przez 10 lat. Plik z błędami system odrzuca i faktura nie zostaje wystawiona. Fakturę wystawioną online trzeba wysłać do KSeF tego samego dnia. Dla małej firmy to większa zmiana przyzwyczajeń niż sama technika, bo o tym, czy faktura powstała, decyduje przyjęcie jej przez system.
Pierwsza Misja AI · Kodożercy
Pierwszy raz z AI? Zaczynasz od zera.
Pierwsza Misja AI to kurs dla osób bez technicznego przygotowania. Nie musisz pisać kodu ani znać żargonu. Dowiesz się, jak działa AI, jak promptować i jak korzystać z niej w pracy.
Wejdź na pokład →
Kary za KSeF: co przewiduje projekt UD477
Projekt UD477 przewiduje, że kary za błędy w KSeF zaczną obowiązywać rok później, od 1 stycznia 2028 roku. Opisuje je art. 106ni ustawy o VAT. W brzmieniu uchwalonym w 2023 roku naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć decyzją karę do 100% VAT z faktury wystawionej poza systemem. Przy fakturze bez VAT kara wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem. Dotyczy to faktury wystawionej poza KSeF wbrew obowiązkowi, faktury niezgodnej ze wzorem i faktury z trybu awaryjnego niewysłanej w terminie.
Zgodnie z obecnymi przepisami kary miałyby zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027 roku. Projekt UD477 zakłada przesunięcie tej daty o rok. Poza tym zawiera kilka poprawek technicznych w przepisach o KSeF i przedłuża odwrotne obciążenie przy obrocie gazem i energią na giełdzie, co JDG nie dotyczy. Uzasadnienie wskazuje dwie grupy: firmy, które dopiero w 2027 roku wejdą do systemu, i te, które już go stosują, ale mają kłopoty z wdrożeniem. Projekt jest na etapie uzgodnień i ma wejść w życie 31 grudnia 2026 roku. Do tego czasu może się zmienić, więc datę 2028 traktuj jako zapowiedź.
Urzędy nie będą jednak bezczynne. Według uzasadnienia projektu urzędy skarbowe najpierw będą przypominać o obowiązku. Jeśli to nie zadziała, sprawdzą w trybie czynności sprawdzających, czy firma przez niestosowanie KSeF nie rozlicza VAT nierzetelnie. Dla JDG wniosek jest prosty. Jeśli projekt wejdzie w życie, rok 2027 będzie okresem bez kar pieniężnych, który daje czas na naukę systemu. Wystawianie faktur po staremu nadal będzie jednak naruszeniem ustawy.
Jak JDG uzyska dostęp do KSeF krok po kroku
Osoba prowadząca jednoosobową działalność nie składa żadnego wniosku. Ministerstwo Finansów podaje, że system automatycznie przypisuje jej uprawnienia właścicielskie. Wystarczy się zalogować. Spółki bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej muszą najpierw złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazują pierwszą osobę do obsługi KSeF.
Wybierz narzędzie. Jeśli twój program do faktur jest zintegrowany z KSeF 2.0, możesz zostać przy nim. Jeśli nie, masz do wyboru darmowe narzędzia MF opisane niżej.
Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF. JDG loguje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo przez login.gov.pl, na przykład profilem zaufanym. Od kwietnia 2026 roku działa też logowanie aplikacją mObywatel, które sprowadza się do zeskanowania kodu QR telefonem. Tym samym profilem zaufanym podpisuje się wniosek o adres do e-Doręczeń, który przedsiębiorcy z CEIDG muszą mieć od 1 października, więc obie sprawy da się załatwić jednego popołudnia.
Wygeneruj certyfikat KSeF. Przyda się do trybu offline i jako osobna metoda logowania. Zrobisz to w aplikacji MF.
Przetestuj wystawianie w wersji demo. Ministerstwo udostępnia środowisko testowe i przedprodukcyjne. Sprawdź, czy faktura przechodzi walidację i dostaje Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
Nadaj uprawnienia osobom, które faktury wystawiają albo księgują. To krok, o którym łatwo zapomnieć, gdy fakturami zajmuje się księgowa.
Jeśli masz pytania, MF prowadzi infolinię KSeF pod numerem 22 330 03 30.
Uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego
Biuro rachunkowe nie zobaczy twoich faktur w KSeF, dopóki mu na to nie pozwolisz. Uprawnienia nadajesz w Aplikacji Podatnika KSeF. Obejmują między innymi wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami.
Nie musisz dodawać każdego pracownika biura osobno. Ministerstwo wyjaśnia, że uprawnienie można nadać całemu podmiotowi i zaznaczyć, że biuro może je dalej delegować swoim pracownikom. Wtedy to biuro decyduje, kto fizycznie wystawia twoje faktury. Jeśli nie korzystasz z internetu, MF podsuwa właśnie to rozwiązanie: uprawnienie do wystawiania faktur dla biura rachunkowego.
Zanim nadasz uprawnienia, ustal z biurem jedną rzecz na piśmie. Kto wystawia faktury sprzedażowe, a kto tylko pobiera kosztowe. Od tego zależy zakres uprawnień i to, kto odpowiada za pomyłkę w pliku.
Darmowe narzędzia MF do wystawiania faktur w KSeF
Ministerstwo Finansów udostępnia trzy bezpłatne sposoby korzystania z KSeF. Nie trzeba kupować programu, choć przy większej liczbie faktur program zintegrowany z systemem bywa wygodniejszy.
| Narzędzie | Gdzie działa | Do czego się nadaje |
|---|---|---|
| Aplikacja Podatnika KSeF | w przeglądarce | wystawianie i podgląd faktur, uprawnienia, certyfikaty, pobieranie UPO (tokeny tylko do końca 2026 roku) |
| Aplikacja Mobilna KSeF | na smartfonie | szybkie wystawianie i odbieranie faktur, wersje robocze |
| e-mikrofirma | w e-Urzędzie Skarbowym | wystawianie i odbieranie faktur z przeniesieniem do ewidencji VAT bez przepisywania |
Dla JDG, która prowadzi ewidencję sama w e-Urzędzie Skarbowym, e-mikrofirma oszczędza najwięcej pracy, bo faktury trafiają od razu do ewidencji VAT. Firmie z księgową zwykle wystarczy Aplikacja Podatnika i uprawnienie dla biura. Sklep internetowy z dziesiątkami faktur dziennie potrzebuje już programu zintegrowanego z KSeF, bo ręczne wystawianie przestaje się opłacać, co opisaliśmy przy automatyzacji faktur w e-commerce.
Faktury dla konsumentów i tryb offline
Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF, ani dziś, ani od 2027 roku. Możesz je wystawiać w systemie dobrowolnie. Wtedy przekazujesz fakturę klientowi w uzgodniony sposób, na przykład jako wydruk albo PDF z kodem QR. Według MF taki kod pozwala pobrać fakturę z systemu bez logowania.
Gdy nie masz internetu, możesz skorzystać z trybu offline24. Fakturę wystawiasz wtedy poza systemem według wzoru KSeF i wysyłasz ją najpóźniej następnego dnia roboczego. Jeśli przed wysłaniem przekazujesz ją poza KSeF, na przykład konsumentowi albo firmie zagranicznej, musi mieć dwa kody QR. Do wygenerowania drugiego potrzebny jest pobrany wcześniej certyfikat KSeF. Certyfikat warto więc pobrać z wyprzedzeniem, zanim zdarzy się pierwsza awaria.
Najczęstsze pytania
Od kiedy KSeF dla małych firm?
Małe firmy są w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsze, których faktury dla firm nie przekraczają 10 tys. zł brutto miesięcznie, korzystają ze zwolnienia do 31 grudnia 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku faktury w KSeF wystawiają wszyscy.
Czy JDG zwolniona z VAT musi korzystać z KSeF?
Tak. Ministerstwo Finansów pisze wprost, że obowiązek obejmuje podatników czynnych i zwolnionych z VAT, jeśli wystawiają fakturę dla innego podatnika. Do końca 2026 roku taką firmę może chronić limit 10 tys. zł miesięcznie.
Czy w 2027 roku będą kary za niewystawienie faktury w KSeF?
Według obecnych przepisów tak, od 1 stycznia 2027 roku. Projekt UD477 z września 2026 roku przesuwa je na 1 stycznia 2028 roku, ale to wciąż projekt. Nawet po jego uchwaleniu urząd skarbowy będzie mógł sprawdzać, czy brak KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania VAT.
Podsumowanie
Rok 2027 zamyka ostatnie furtki dla najmniejszych firm. Znika limit 10 tys. zł, faktury z kas rejestrujących i papierowe faktury dla kontrahentów z NIP. To wynika z obowiązującej ustawy. Dla JDG najważniejsza zmiana w projekcie UD477 to przesunięcie kar z art. 106ni z 1 stycznia 2027 na 1 stycznia 2028 roku, o ile projekt przejdzie proces legislacyjny. Właściciel JDG nie musi składać wniosku o dostęp, bo uprawnienia właścicielskie dostaje automatycznie. Do końca roku warto więc zalogować się do Aplikacji Podatnika profilem zaufanym, wygenerować certyfikat na wypadek pracy offline i wystawić fakturę testową w wersji demo. Jeśli faktury prowadzi biuro rachunkowe, trzeba mu nadać uprawnienia i ustalić, kto wystawia sprzedaż. Faktury dla konsumentów mogą zostać poza systemem. Ten sam rok mogą przynieść zmiany w ryczałcie i progach PIT, które opisujemy w tekście o rządowych projektach podatkowych na 2027 rok, a składki ZUS da się już zapłacić w aplikacji mZUS dla Płatnika.
Newsletter · DevstockAcademy & Kodożercy
Bądź na bieżąco ze światem IT, AI i automatyzacji
Co wtorek: newsy z branży, praktyczne tipy i narzędzia które warto znać. Zero spamu.
