Od 7 kwietnia 2023 roku praca zdalna ma własny rozdział w Kodeksie pracy. Przepisy mówią, kiedy można pracować zdalnie, ale za czas pracy nadal odpowiada pracodawca, także wtedy, gdy pracownik jest w domu. Jak więc prowadzić ewidencję, gdy zespół pracuje poza biurem? Poniżej wyjaśniamy, co mówią przepisy i jak ją uporządkować, żeby nie obciążać ani kadr, ani pracowników.
Co mówi Kodeks pracy
Zasady pracy zdalnej znajdziesz w art. 67¹⁸–67³⁴ Kodeksu pracy. Pracę zdalną można uzgodnić przy zawarciu umowy albo w trakcie zatrudnienia. Można ją wykonywać w całości albo częściowo (hybrydowo). Osobną kategorią jest praca zdalna okazjonalna, wykonywana na wniosek pracownika, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.
Kodeks pozwala pracodawcy sprawdzać:
- jak pracownik zdalny wykonuje pracę,
- czy przestrzega zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
- czy chroni informacje firmy.
Takie sprawdzanie odbywa się w godzinach pracy i nie może naruszać prywatności (art. 67²⁸). Szczegóły firma ustala w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu.
Najważniejsze jest to, czego przepisy nie zmieniły: pracownika zdalnego obowiązują te same normy czasu pracy, ten sam 11-godzinny odpoczynek dobowy i ta sama ewidencja co pracownika w biurze.
Gdzie zaczynają się kłopoty
W biurze dzień pracy zwykle zaczyna się wejściem do budynku, a kończy wyjściem. W domu nic nie wyznacza początku i końca pracy, więc łatwo o trzy typowe problemy:
- Niewidoczne nadgodziny: pracownik odpisuje na maile po kolacji, ale nikt tego nie rejestruje. Po kilku miesiącach może upomnieć się o dopłatę, a firma nie ma danych, żeby się do tego odnieść.
- Naruszony odpoczynek: osobie zatrudnionej należy się 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby. Wystarczy raport kończony o 21:30 i spotkanie z zespołem o 7:00 rano, a odpoczynek trwa tylko 9,5 godziny. Taki układ godzin łamie Kodeks pracy.
- Dwie ewidencje: dni w biurze rejestruje czytnik przy wejściu, a dni zdalne pracownik wpisuje w arkuszu. Na koniec miesiąca kadry muszą ręcznie złożyć z nich jedną kartę, a przy każdym przenoszeniu godzin łatwo o pomyłkę.
Jak rejestrować czas poza biurem
Poza biurem sprawdza się moduł w przeglądarce, w którym pracownik zaznacza rozpoczęcie i zakończenie pracy oraz przerwy. Ważne, żeby zapis od razu trafiał do tej samej ewidencji co praca stacjonarna.
Dobrze wdrożona rejestracja czasu pracy online pozwala przełożonemu zobaczyć na bieżąco, kto aktualnie pracuje, a kadrom daje jedną kartę ewidencji na pracownika, niezależnie od tego, gdzie pracował danego dnia. Dni zdalne i stacjonarne rozliczają się wtedy według tych samych zasad.
Rzetelne rozliczenie i zaufanie w zespole
Ewidencja odpowiada na dwa pytania: ile i kiedy ktoś pracował. To wystarcza do rzetelnego rozliczenia czasu pracy, więc zespołowi łatwo wyjaśnić, że rejestrowane są tylko godziny. Nikt nie podgląda ekranów ani nie rozlicza ich z każdej minuty.
Warto też spisać zasady w regulaminie pracy zdalnej:
- jak pracownik rejestruje początek i koniec pracy,
- jak zgłasza nadgodziny,
- co robi, gdy zapomni o rejestracji.
Jasne reguły zmniejszają liczbę sporów, a system RCP pomaga ich przestrzegać, bo wszyscy rejestrują godziny w ten sam sposób.
Biuro, dom i teren w jednym systemie
W wielu firmach zespół dzieli się na pracujących w biurze, w domu i w terenie, a podział zmienia się z tygodnia na tydzień. Osobne narzędzia dla każdej grupy tylko mnożą pracę. Lepiej sprawdza się jeden system rejestracji czasu pracy, który zbiera zapisy z czytników i z przeglądarki, prowadzi wspólną ewidencję i współpracuje z systemami kadrowo-płacowymi. Dzięki temu przejście z biura do domu nie wymaga zmiany narzędzia ani ręcznego łączenia danych.
Napisz do nas na biuro@biosys.pl: porozmawiamy o wdrożeniu systemu RCP w Twojej firmie.
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Źródła:
Kodeks pracy, art. 67¹⁸–67³⁴ (praca zdalna), art. 132 (odpoczynek dobowy) i art. 149 (ewidencja czasu pracy)
Artykuł sponsorowany.
