KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowy system do wystawiania i odbierania faktur. Od 1 kwietnia 2026 roku musi w nim wystawiać faktury prawie każda firma w Polsce. Największe firmy weszły do niego 1 lutego 2026 roku i od tego dnia każda firma odbiera w nim faktury od kontrahentów. Najmniejsi mogą wystawiać faktury poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026 roku. Dotyczy to firm, których faktury dla innych firm nie przekraczają w miesiącu 10 000 zł brutto. Kar pieniężnych za fakturę wystawioną poza systemem dziś nie ma. Obecna ustawa wprowadza je 1 stycznia 2027 roku, a rządowy projekt z druku sejmowego 3245 przesuwa je na 1 stycznia 2028 roku. Stan prawny na 3 listopada 2026 roku według ustawy o VAT (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263), serwisu ksef.podatki.gov.pl i strony Sejmu.
KSeF co to jest: definicja w trzech zdaniach
KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, w którym firmy wystawiają, przesyłają, odbierają i przechowują faktury ustrukturyzowane. Faktura ustrukturyzowana to plik XML zgodny z urzędowym wzorem (dziś FA(3)); PDF i wydruk nie spełniają tego wymogu. Każda faktura przyjęta przez system dostaje automatycznie unikatowy numer KSeF. Tak opisuje to strona Ministerstwa Finansów o zakresie obowiązkowego KSeF.
W praktyce faktura przestaje krążyć mailem. Sprzedawca wysyła ją do KSeF, a nabywca pobiera ją z systemu albo jego program księgowy robi to sam. Gdy sprzedawca przekazuje fakturę poza systemem, na przykład klientowi z zagranicy, musi oznaczyć ją kodem QR. Kod pozwala otworzyć fakturę w KSeF i sprawdzić jej dane bez logowania (art. 106gb ust. 3 i 5 ustawy o VAT).
Numer KSeF to co innego niż numer faktury nadany przez sprzedawcę. Ministerstwo podkreśla, że to dwa różne numery, a numer KSeF wraca do sprzedawcy w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO). Od 1 stycznia 2027 roku czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za jedną fakturę, podaje jej numer KSeF w tytule płatności. Przy płatności za kilka faktur podaje zbiorczy identyfikator wygenerowany w KSeF.
KSeF nie jest nowy. Od 1 stycznia 2022 roku działał jako dobrowolny, a obowiązkowy miał być od 1 lipca 2024 roku. Ministerstwo przesunęło ten termin po audycie systemu, a obowiązkowa wersja nazywa się KSeF 2.0.
KSeF od kiedy jest obowiązkowy: tabela terminów
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy, zależy od wielkości firmy. Firmy, których sprzedaż z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, weszły do niego 1 lutego 2026 roku, a pozostałe 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsze firmy mają ulgę do końca 2026 roku. Podstawą jest art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT: “Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”. Daty wynikają z przepisów przejściowych tej samej ustawy (art. 145l–145n).
| Data | Co się zmienia | Kogo dotyczy | Podstawa |
|---|---|---|---|
| 1.02.2026 | obowiązek wystawiania faktur w KSeF | firmy ze sprzedażą z VAT w 2024 r. powyżej 200 mln zł | art. 106ga ust. 1 i art. 145l ustawy o VAT |
| 1.02.2026 | obowiązek odbierania faktur przez KSeF | wszystkie firmy | ksef.podatki.gov.pl |
| 1.04.2026 | obowiązek wystawiania faktur w KSeF | pozostałe firmy, także zwolnione z VAT | art. 145l (koniec okresu przejściowego 31.03.2026) |
| do 31.12.2026 | wolno wystawiać poza KSeF, jeśli faktury dla firm w miesiącu łącznie nie przekraczają 10 000 zł brutto | najmniejsze firmy | art. 145m |
| do 31.12.2026 | poza KSeF faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł | sprzedawcy z kasami | art. 145n |
| 1.01.2027 | koniec obu ulg | firmy, które z nich korzystały | koniec art. 145m i 145n |
| 1.01.2027 | numer KSeF albo zbiorczy identyfikator w tytule przelewu | czynni podatnicy VAT płacący innym czynnym podatnikom VAT | art. 108g ustawy o VAT; ksef.podatki.gov.pl |
| 1.01.2027 | kary pieniężne według obecnej ustawy | firmy wystawiające poza KSeF | art. 106ni (wchodzi w życie 1.01.2027) |
| 1.01.2028 | kary pieniężne według projektu | jw. | druk sejmowy 3245, projekt nieuchwalony |
KSeF dla kogo: kogo obowiązek dotyczy, a kogo nie
KSeF dotyczy każdej firmy z siedzibą w Polsce, która wystawia faktury innym firmom, niezależnie od formy prawnej. Zagraniczną firmę obejmuje wtedy, gdy w transakcji uczestniczy jej stałe miejsce działalności w Polsce. W pytaniach i odpowiedziach o KSeF 2.0 ministerstwo pisze, że obowiązek ma “każdy podatnik (czynny i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury”. Obejmuje więc też jednoosobową działalność zwolnioną z VAT.
Faktury w KSeF nie trzeba wystawiać (art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT i lista wyłączeń ministerstwa):
- osobie prywatnej, która nie prowadzi działalności; taką fakturę można wysłać do KSeF dobrowolnie;
- gdy wystawia ją firma bez siedziby i bez stałego miejsca działalności w Polsce;
- gdy zagraniczna firma ma stałe miejsce działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej sprzedaży;
- w procedurach OSS nieunijnej, IOSS i SME (zwolnienie z art. 113a dla firm z innych krajów UE);
- w przypadkach z rozporządzenia, na przykład bilety jednorazowe i faktury za przejazd płatną autostradą.
Osoba prywatna nie musi niczego robić. Fakturę od sklepu czy warsztatu dostaje jak dotąd, na papierze albo w PDF.
Od kiedy KSeF dla małych firm: limit 10 tys. zł do końca 2026 roku
Mała firma, której faktury dla innych firm w danym miesiącu łącznie nie przekraczają 10 000 zł brutto, może do 31 grudnia 2026 roku wystawiać je poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku ta ulga znika. Przepis (art. 145m ust. 2) mówi, że prawo do faktur poza systemem traci się “począwszy od faktury, którą przekroczono” limit.
Ministerstwo wyjaśnia w pytaniach i odpowiedziach, jak to liczyć:
- Sumujesz kwoty brutto tylko z faktur, które musiałyby trafić do KSeF. Faktury dla osób prywatnych, faktury z kasy i paragony z NIP do 450 zł się nie liczą.
- Faktura, którą przekraczasz 10 000 zł w miesiącu, musi już być w KSeF.
- Po przekroczeniu limitu wszystkie kolejne faktury idą do KSeF, także w miesiącach z mniejszą sprzedażą.
Ministerstwo podaje przykład kwiaciarki, która wystawia w miesiącu trzy faktury po 1 500–2 500 zł. Do końca 2026 roku może je wystawiać poza KSeF, a od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmie i ją. Co jednoosobowa firma powinna zrobić do końca roku, opisaliśmy w tekście o KSeF dla JDG i małych firm od 2027 roku.
Co KSeF zmienia w codziennym fakturowaniu
Najwięcej zmienia się przy odbiorze faktur. Od 1 lutego 2026 roku faktury od kontrahentów przychodzą przez KSeF, a nie mailem, więc firma albo jej biuro rachunkowe musi mieć dostęp do systemu. Krajowy nabywca z NIP otrzymuje fakturę w dniu, w którym KSeF nada jej numer. Gdy fakturę przekazano poza systemem, na przykład klientowi z zagranicy albo osobie prywatnej, liczy się dzień jej faktycznego otrzymania.
Kilka zmian, o które firmy pytają najczęściej:
- Faktura dla klienta zagranicznego jest wystawiana w KSeF, ale sprzedawca przekazuje ją w uzgodniony sposób, na przykład w PDF z kodem QR.
- Paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną tylko do końca 2026 roku. Szczegóły w tekście o tym, że paragon z NIP od 2027 roku przestaje być fakturą.
- Brak internetu nie blokuje sprzedaży. W trybie offline24 fakturę wystawia się poza KSeF i wysyła do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Jeśli trafia do klienta przed wysłaniem do KSeF, musi mieć dwa kody QR. Przy przerwie technicznej i ogłoszonej awarii KSeF obowiązują osobne tryby i terminy. Jak sprawdzić, czy KSeF działa, piszemy w tekście o awarii KSeF i trybie awaryjnym.
- Programy łączące się z KSeF logują się tokenem albo certyfikatem. Ministerstwo chce ograniczyć ważność tokenów do roku, opisaliśmy to w tekście o projekcie zmian dla tokenu KSeF.
Noty korygujące zniknęły z przepisów 1 lutego 2026 roku. Faktury proforma i noty księgowe nadal wystawia się poza KSeF. Spółki mają też osobny obowiązek wysyłki ksiąg rachunkowych w JPK CIT, a ewidencji środków trwałych nie wysyłają w nim za lata 2026–2028, co opisujemy w tekście JPK CIT bez JPK_ST_KR.
Czym wystawić fakturę w KSeF bez płatnego programu
Fakturę w KSeF wystawisz bez płatnego programu. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF w przeglądarce i Aplikację Mobilną KSeF. Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Program prywatnej firmy przydaje się, gdy faktur jest dużo albo trzeba je łączyć z magazynem, sklepem czy księgowością.
Wystawienie pierwszej faktury w aplikacji ministerstwa pokazujemy w poradniku jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku. Darmowe plany komercyjnych programów porównaliśmy w zestawieniu programów do faktur z KSeF.
Program w chmurze oznacza też, że dane firmy i kontrahentów trzyma zewnętrzny dostawca. Co wtedy grozi przy włamaniu, pokazał wyciek z Fakturowni.
Kary za brak KSeF: stan prawny na 3 listopada 2026 roku
Dziś za fakturę wystawioną poza KSeF nie ma kary pieniężnej. Art. 106ni ustawy o VAT pozwala naczelnikowi urzędu skarbowego nałożyć karę do 100% kwoty VAT z takiej faktury, a gdy faktura nie ma VAT, do 18,7% kwoty należności. Według obecnej ustawy przepis wchodzi w życie 1 stycznia 2027 roku.
Rząd chce przesunąć kary o rok. Projekt z druku sejmowego 3245 zmienia datę wejścia art. 106ni na 1 stycznia 2028 roku. Projekt wpłynął do Sejmu 20 października 2026 roku. Pierwsze czytanie odbyło się 21 października i projekt trafił do Komisji Finansów Publicznych. Według strony Sejmu na 3 listopada nie ma dalszych etapów. Rok 2028 to więc na razie tylko propozycja. Szczegóły projektu opisaliśmy w tekście o karach za KSeF od 2028 roku.
Projekt nie zmienia daty 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych firm. Ustawa już dziś wyklucza też ściganie za samo niewystawienie faktury w KSeF jako przestępstwa albo wykroczenia skarbowego (art. 106ni ust. 4).
FAQ
KSeF co to za skrót?
KSeF to skrót od nazwy Krajowy System e-Faktur. Prowadzi go Ministerstwo Finansów, a informacje o nim publikuje na stronie ksef.podatki.gov.pl.
Czy KSeF dotyczy firm zwolnionych z VAT?
Tak. Ministerstwo w pytaniach i odpowiedziach pisze, że obowiązek ma każdy podatnik, czynny i zwolniony, który wystawia faktury. Firma zwolniona z VAT wystawia faktury innym firmom w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. Jeśli mieści się w limicie 10 000 zł brutto miesięcznie, obowiązek zaczyna się dla niej 1 stycznia 2027 roku.
Czy osoba prywatna musi mieć KSeF?
Nie. Osoba, która nie prowadzi działalności, nie loguje się do KSeF i dostaje faktury jak dotąd. Sprzedawca może wysłać jej fakturę do KSeF dobrowolnie, ale musi ją wtedy przekazać w uzgodniony sposób, na przykład w PDF z kodem QR.
Czy faktury od zagranicznych dostawców trzeba wprowadzać do KSeF?
Nie. Ministerstwo wyjaśnia, że KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. Do systemu trafiają faktury wystawiane według polskich przepisów, także te dla klientów z zagranicy.
{ dla firm }Co możemy zrobić dla Twojej firmy?
Budujemy strony, sklepy i aplikacje, łączymy systemy z KSeF i księgowością, wdrażamy automatyzacje i agentów AI, a na koniec dbamy o widoczność w Google. Zaczynamy od rozmowy o tym, co dziś zabiera Twojemu zespołowi najwięcej czasu.
Podsumowanie
KSeF to państwowy system do wystawiania i odbierania faktur w formie pliku XML, w którym każda faktura dostaje własny numer. Od 1 lutego 2026 roku każda firma odbiera w nim faktury. Od 1 kwietnia 2026 roku prawie każda musi w nim też wystawiać faktury dla innych firm, także zwolniona z VAT. Najmniejsi, z fakturami dla firm do 10 000 zł brutto miesięcznie, mają ulgę do 31 grudnia 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmuje i je, a czynni podatnicy VAT wpisują w przelewach między sobą numer KSeF faktury albo zbiorczy identyfikator przy płatności za kilka faktur. Kar pieniężnych dziś nie ma. Ustawa wprowadza je od 2027 roku, a projekt z druku 3245 przesuwa je na 2028 rok. Najmniejsze firmy powinny do końca grudnia założyć dostęp do KSeF i wystawić w nim pierwszą fakturę.
